TOBA Advice schaalt klantrapportage met Performativ

Een sterkere basis voor rapportage en groei

Opgerichtin 2016 biedt TOBA Advice onafhankelijk en transparant beleggingsadvies aan klanten met een belegbaar vermogen van minimaal EUR 750.000 en adviseert het bedrijf inmiddels over meer dan EUR 330 miljoen aan vermogen. Met een team van meer dan tien professionals en een gestructureerde aanpak met meer dan twintig externe managers positioneert de organisatie zich als een langetermijnpartner met focus op governance, helderheid en gedisciplineerde portefeuilleopbouw.

Vanaf het begin heeft TOBA Advice zich toegelegd op het leveren van hoogwaardig advies, ondersteund door duidelijke en betrouwbare rapportages. Door te werken zonder verborgen kosten of belangenconflicten sluit de organisatie haar prikkels nauw aan op die van haar klanten en legt zij sterke nadruk op vertrouwen, transparantie en langetermijnbesluitvorming.

Naarmate de organisatie groeide, namen ook de verwachtingen rond rapportage en dataduidelijkheid toe. Klanten wilden geconsolideerde overzichten van alle beleggingen, inclusief zowel liquide als illiquide assets, terwijl adviseurs behoefte hadden aan flexibiliteit om presentaties en inzichten af te stemmen op individuele klantbehoeften. Wat ooit voldeed als een intern rapportagesysteem, kwam steeds meer onder druk te staan door deze eisen.

Om groei te ondersteunen en consistente servicekwaliteit te blijven leveren, begon TOBA Advice met het evalueren van moderne platforms die dataconsolidatie konden verzorgen, meer flexibiliteit in rapportage boden en het team konden ontlasten van handmatig datawerk. Die zoektocht leidde uiteindelijk naar Performativ.

‍

De uitdaging

Al vroeg in de geschiedenis van de organisatie ontwikkelde TOBA Advice een intern rapportagesysteem om in de basisbehoeften te voorzien. Destijds waren er weinig alternatieven beschikbaar en bood een eigen oplossing controle. Na verloop van tijd werden de beperkingen van deze opzet echter steeds duidelijker.

Handmatige processen domineerden het dagelijkse werk. Data van meerdere custodians kwam binnen in verschillende formats en met wisselende kwaliteit. Het onderhouden van deze uiteenlopende koppelingen en het corrigeren van fouten vergde veel interne capaciteit. Het systeem werd steeds kwetsbaarder, juist op het moment dat de vraag naar heldere, geconsolideerde rapportages toenam.

Rapportage was bovendien een essentieel onderdeel van de klantrelatie. De filosofie van TOBA Advice, gebaseerd op transparant advies met vaste adviesvergoedingen zonder verborgen kosten, betekende dat klanten rapportages verwachtten die net zo duidelijk en betrouwbaar waren.

Zoals Tonny Elsberg, partner bij TOBA Advice, toelicht:

“Wij hebben ons eigen rapportagesysteem gebouwd, wetende dat het een beperkte levensduur zou hebben. Na verloop van tijd raakte het verouderd en beperkend. We realiseerden ons dat we dit buiten de deur moesten plaatsen. Onze kernactiviteit is beleggingsadvies, niet het bouwen van software.”

Klanten wilden steeds vaker toegang tot een geconsolideerd overzicht van hun beleggingen bij meerdere custodians, inclusief illiquide posities. Hoewel TOBA Advice een app aanbood die zulke geconsolideerde overzichten mogelijk maakte, hield de interne rapportage-infrastructuur geen gelijke tred met de kwaliteit die nodig was voor een schaalbare klantervaring.

“Rapportage is bijna net zo belangrijk als het samenstellen van de portefeuilles zelf. Als je resultaten niet helder kunt laten zien, beperkt dat je onderneming.”

‍

De marktverkenning

Omdat rapportage een kernonderdeel vormt van zowel de klantervaring als het bedrijfsmodel, pakte TOBA Advice de selectie van een leverancier zorgvuldig aan. Het team stelde een uitgebreide evaluatievragenlijst op met meer dan 100 vragen over onder andere dataconsolidatie, flexibiliteit in rapportage, schaalbaarheid, beveiliging en kosten. Ongeveer tien aanbieders werden beoordeeld, waarvan er meerdere doorgingen naar verdiepende gesprekken en technische demonstraties.

Performativ kwam hierbij duidelijk naar voren als onderscheidende partij. De moderne architectuur, de eenvoudige integratiemogelijkheden en de sterke focus op echte dataconsolidatie sloten goed aan bij de richting van de organisatie. Het belangrijkste was dat Performativ accurate en gevalideerde prijs- en prestatiedata over meerdere custodians kon leveren, zonder dat hiervoor uitgebreide handmatige werkzaamheden nodig waren.

‍

Waarom TOBA Advice voor Performativ koos

In plaats van een keuze te maken op basis van losse functionaliteiten beoordeelde TOBA Advice Performativ als een platform dat zowel adviseurs als klanten op de lange termijn kan ondersteunen.

1. Een betrouwbare databasis overalle custodians: De overstap naar Performativ zorgde voor een gecentraliseerde en gevalideerde databasis. Dataverzameling, normalisatie en prijsvalidatie zijn volledig geautomatiseerd, waardoor handmatig werk en fouten sterk zijn verminderd. “Wij gingen van het besteden van enorm veel tijd aan het monitoren en corrigeren van data naar het kunnen vertrouwen erop. Eén instrument, één prijs. Dat veranderde alles voor ons.” - Anton Sørensen, Head of Investment Operations & Partner, TOBA Advice
2. Flexibele rapportage voor uiteenlopende klantbehoeften: De klantenkring van TOBA Advice varieert van zeer ervaren beleggers tot klanten die behoefte hebben aan toegankelijke en begrijpelijke inzichten. Het rapportageframework van Performativ stelt het team in staat om rapportages op maat te genereren, zonder terugkerend handmatig werk.
3. Adviseurstools die betere gesprekken ondersteunen: Naast statische rapportages biedt Performativ tools die adviseurs helpen om tijdens klantgesprekken inzichtelijk te maken hoe goed een portefeuille aansluit op de beleggingsstrategie, in hoeverre die wordt gevolgd en welke factoren prestaties beïnvloeden. “Het is nu veel eenvoudiger voor adviseurs om te zien hoe dicht een klant bij zijn beleggingsstrategie zit en om prestaties of herbalanceringsbeslissingen met vertrouwen toe te lichten.” - Anton Sørensen, Head of Investment Operations & Partner, TOBA Advice
4. Een partner met een langetermijnvisie: Zowel Tonny Elsberg als Anton Sørensen benadrukten dat zij op zoek waren naar een partner, niet alleen naar een tool. De responsieve ontwikkelaanpak van Performativ en de gezamenlijke gesprekken over de product roadmap waren daarbij doorslaggevende onderscheidende factoren.

‍

Implementatie en eerste impact

Na de implementatie van Performativ werd de verandering binnen de hele organisatie snel zichtbaar.

• Minder tijd besteed aan databeheer: Dataconsolidatie en validatie worden nu extern verzorgd, waardoor interne teams zich kunnen richten op advieswerk en klantinteractie in plaats van het oplossen van dataproblemen.
• Snellere en consistentere rapportage: Rapportages die voorheen veel handmatig werk vergden, kunnen nu snel worden gegenereerd. Dit geeft zowel adviseurs als klanten tijdige inzichten voor betere besluitvorming. “Voorheen kostten rapportagecycli veel tijd. Nu stellen we de parameters in en genereren we rapporten direct. Dat maakt een groot verschil.” - Tonny Elsberg, Partner, TOBA Advice
• Versterkt klantvertrouwen: Dankzij duidelijkere en foutloze rapportages wordt het vertrouwen van klanten versterkt, in plaats van op de proef gesteld door inconsistente data of vertraagde resultaten. Daarnaast biedt de organisatie klanten toegang via een geconsolideerde rapportage app die beschikbaar is op desktop, mobiel en tablet. Deze app presenteert een volledig overzicht van zowel liquide als illiquide beleggingen, prestaties en allocaties, wat de betrokkenheid en transparantie verder vergroot.

‍

Vooruitblik

TOBA Advice ziet Performativ als een langetermijnfundament voor schaalbaarheid en uitmuntende klantbediening. Met een modern rapportageplatform kan de organisatie haar klantenbestand laten groeien zonder in te leveren op helderheid of vertrouwen.

“Wanneer je je rapportagesysteem vervangt, leg je de kern van je onderneming in handen van een ander. Dan heb je gedeelde waarden en een langetermijnvisie nodig. Performativ heeft bewezen daarin voor ons een zeer sterke match te zijn.” - Anton Sørensen, Head of Investment Operations & Partner, TOBA Advice