TOBA Advice skaliert Kundenreporting mit Performativ

Eine stärkere Grundlage für Reporting und Wachstum schaffen

TOBA Advice wurde 2016 gegründet und bietet unabhängige und transparente Anlageberatung für Kunden mit einem investierbaren Vermögen von mindestens 750.000 EUR. Heute berät das Unternehmen Vermögenswerte in Höhe von mehr als 330 Millionen EUR. Mit einem Team von über 10 Fachleuten und einem strukturierten Ansatz, der mehr als 20 externe Manager umfasst, positioniert sich TOBA Advice als langfristiger Partner mit Fokus auf Governance, Klarheit und disziplinierte Portfoliokonstruktion.

Von Beginn an hat sich TOBA Advice dazu verpflichtet, qualitativ hochwertige Beratung zu liefern, die durch klares und verlässliches Reporting gestützt wird. Ohne versteckte Gebühren oder Interessenkonflikte richtet das Unternehmen seine Anreize eng an denen seiner Kunden aus und legt großen Wert auf Vertrauen, Transparenz und langfristige Entscheidungsfindung.

Mit dem Wachstum des Unternehmens stiegen auch die Erwartungen an Reporting und Datenklarheit. Kunden wünschten sich konsolidierte Übersichten über alle Investments, einschließlich liquider und illiquider Vermögenswerte, und Berater benötigten die Flexibilität, Präsentationen und Einblicke individuell auf die Bedürfnisse einzelner Kunden zuzuschneiden. Was zuvor als internes Reporting-System funktionierte, geriet unter diesen Anforderungen zunehmend an seine Grenzen.

Um weiteres Wachstum zu ermöglichen und dauerhaft eine gleichbleibend hohe Servicequalität zu gewährleisten, begann TOBA Advice mit der Evaluierung moderner Plattformen, die Daten konsolidieren, mehr Flexibilität im Reporting bieten und das Team von manueller Datenarbeit entlasten konnten. Diese Suche führte schließlich zu Performativ.

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Die Herausforderung

In der frühen Phase der Unternehmensgeschichte entwickelte TOBA Advice ein internes Reporting-System, um grundlegende Reporting-Anforderungen abzudecken. Zu diesem Zeitpunkt gab es nur wenige Alternativen, und eine Eigenentwicklung bot ein hohes Maß an Kontrolle. Mit der Zeit wurden jedoch die Grenzen dieses Ansatzes deutlich.

Manuelle Prozesse bestimmten den Arbeitsalltag. Daten von mehreren Custodians trafen in unterschiedlichen Formaten und mit uneinheitlicher Qualität ein. Die Pflege dieser verschiedenen Schnittstellen sowie die Korrektur von Fehlern banden erhebliche interne Ressourcen. Das System wurde zunehmend anfälliger, während gleichzeitig der Bedarf an klaren, konsolidierten Reports stetig wuchs.

Reporting war zudem ein zentraler Bestandteil der Kundenbeziehung. Der Ansatz von TOBA Advice, transparente Beratung mit festen Honoraren ohne versteckte Kosten anzubieten, führte dazu, dass Kunden ein ebenso klares und vertrauenswürdiges Reporting erwarteten.

Wie Tonny Elsberg, Partner bei TOBA Advice, erläutert:

„Wir haben unser eigenes Reporting-System in dem Bewusstsein entwickelt, dass es nur eine begrenzte Lebensdauer haben würde. Mit der Zeit wurde es veraltet und einschränkend. Uns wurde klar, dass wir diesen Bereich auslagern mussten. Unser Kerngeschäft ist Anlageberatung, nicht Softwareentwicklung.“

Zunehmend wünschten sich Kunden zudem einen konsolidierten Überblick über ihre Investments bei mehreren Custodians hinweg, einschließlich illiquider Positionen. Zwar bot TOBA Advice eine App, die solche konsolidierten Ansichten ermöglichte, doch die interne Reporting-Infrastruktur konnte mit den Qualitätsanforderungen für ein skalierbares Kundenerlebnis nicht mehr Schritt halten.

„Reporting ist fast genauso wichtig wie der Aufbau der Portfolios selbst. Wenn man Ergebnisse nicht klar darstellen kann, begrenzt das das eigene Geschäft.“

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Evaluierung des Marktes

Da Reporting ein zentraler Bestandteil des Kundenerlebnisses und des Geschäftsmodells ist, ging TOBA Advice die Auswahl eines Anbieters mit großer Sorgfalt an. Das Team erstellte einen detaillierten Evaluierungsfragebogen mit über 100 Fragen zu Datenkonsolidierung, Reporting-Flexibilität, Skalierbarkeit, Sicherheit und Kosten. Rund 10 Anbieter wurden bewertet, mehrere davon kamen in die engere Auswahl und wurden in vertieften Gesprächen sowie technischen Demonstrationen geprüft.

Performativ kristallisierte sich dabei als klare Lösung heraus. Die moderne Architektur, die einfache Integration und der Fokus auf echte Datenkonsolidierung entsprachen genau der strategischen Ausrichtung des Unternehmens. Vor allem konnte Performativ präzise, validierte Preis- und Performancedaten über verschiedene Custodians hinweg bereitstellen, ohne dass umfangreiche manuelle Eingriffe erforderlich waren.

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Warum sich TOBA Advice für Performativ entschied

Anstatt sich von einzelnen Funktionen leiten zu lassen, bewertete TOBA Advice Performativ als Plattform, die Berater und Kunden langfristig unterstützen kann.

1. Eine verlässliche Datenbasis über alle Custodians hinweg: Der Wechsel zu Performativ schuf eine zentrale und validierte Datenbasis. Datenerfassung, Normalisierung und Preisvalidierung erfolgen vollständig automatisiert, wodurch manueller Aufwand und Fehler deutlich reduziert werden. „Wir sind von einem enormen Zeitaufwand für die Überwachung und Korrektur von Daten zu echtem Vertrauen in die Daten übergegangen. Ein Instrument, ein Preis. Das hat für uns alles verändert.“ - Anton Sørensen, Head of Investment Operations & Partner, TOBA Advice
2. Flexibles Reporting für unterschiedliche Kundenbedürfnisse: Die Kundschaft von TOBA reicht von sehr erfahrenen Investoren bis hin zu Personen, die verständliche und leicht zugängliche Einblicke wünschen. Das Reporting-Framework von Performativ ermöglicht es dem Team, maßgeschneiderte Reports zu erstellen, ohne wiederkehrende manuelle Arbeit.
3. Berater-Tools für bessere Gespräche: Über statische Reports hinaus bietet Performativ Werkzeuge, mit denen Berater in Kundengesprächen die Portfolioausrichtung, die Einhaltung der Strategie und die wesentlichen Performance-Treiber anschaulich darstellen können. „Für Berater ist es jetzt deutlich einfacher zu erkennen, wie nah ein Kunde an seiner Anlagestrategie ist, und Performance- oder Rebalancing-Entscheidungen souverän zu erklären.“ - Anton Sørensen, Head of Investment Operations & Partner, TOBA Advice
4. Ein Partner mit langfristiger Perspektive: Sowohl Tonny Elsberg als auch Anton Sørensen betonten, dass sie einen Partner und nicht nur ein Tool suchten. Der reaktionsschnelle Entwicklungsansatz von Performativ sowie die enge Zusammenarbeit bei der Produkt-Roadmap waren dabei entscheidende Differenzierungsmerkmale.

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Implementierung und erste Auswirkungen

Nach der Implementierung von Performativ wurde die Veränderung im gesamten Unternehmen schnell sichtbar.

• Reduzierter Zeitaufwand für Datenmanagement: Datenkonsolidierung und -validierung werden nun extern übernommen. Dadurch können sich die internen Teams stärker auf Beratungsleistungen und den Austausch mit Kunden konzentrieren, anstatt Zeit mit der Behebung von Datenproblemen zu verbringen.
• Schnelleres und konsistenteres Reporting: Reports, die zuvor mit erheblichem manuellem Aufwand verbunden waren, lassen sich nun schnell erstellen und liefern Beratern wie Kunden zeitnahe Entscheidungsgrundlagen. „Früher haben Reporting-Zyklen sehr viel Zeit in Anspruch genommen. Heute setzen wir die Parameter und generieren Reports sofort. Das macht einen großen Unterschied.“ - Tonny Elsberg, Partner, TOBA Advice
• Verbessertes Kundenvertrauen: Durch klareres und fehlerfreies Reporting wird das Vertrauen der Kunden gestärkt, statt durch uneinheitliche Daten oder verzögerte Ergebnisse auf die Probe gestellt zu werden. Zudem bietet das Unternehmen seinen Kunden Zugang über eine konsolidierte Reporting-App für Desktop, Mobilgeräte und Tablets. Diese stellt einen umfassenden Überblick über liquide und illiquide Vermögenswerte, Performance und Allokation bereit und vertieft so Transparenz und Kundenbindung.

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Ausblick

TOBA Advice sieht Performativ als langfristige Grundlage für Skalierung und exzellenten Kundenservice. Mit einer modernen Reporting-Plattform kann das Unternehmen seinen Kundenstamm erweitern, ohne Abstriche bei Klarheit oder Vertrauen zu machen.

„Wenn man sein Reporting-System wechselt, legt man den Kern des eigenen Geschäfts in fremde Hände. Dafür braucht es gemeinsame Werte und eine langfristige Perspektive. Performativ hat sich für uns als sehr starker Partner erwiesen.“ - Anton Sørensen, Head of Investment Operations & Partner, TOBA Advice